“Bendito problema” fue la respuesta que recibió un colega intrigado por cómo hacer para darle soporte a su empresa cuando creciera a 3 o 4x el volumen que gestionaba.
Pues resulta que en escenarios de alta volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad. Los factores de crecimiento pueden hacer que tu negocio efectivamente necesite cambios no en años sino en meses, o incluso semanas. Sino preguntadle a quienes vendían alcohol en gel en Marzo de 2020.
La realidad nos demuestra empíricamente que: No hay mejor momento para plantearse ¿Qué será del futuro de mi organización? que hoy… ¿Cuáles son los procesos clave que ejecutamos?, ¿Partes interesadas?, ¿Problemas diarios?,¿Cómo los estamos resolviendo?,¿Cuales son las fricciones de la escala que significa el paso de gestionar 100 facturas al mes, a 50.000?
Sabemos ya que la tecnología desempeña un papel fundamental en las empresas de gestión de transporte. Esta ofrece una amplia gama de herramientas y soluciones que optimizan las operaciones, mejoran la eficiencia, y la productividad.
Pero además, debemos de agregar que la tecnología es la llave que permite desbloquear la llegada de nuevos clientes, mediante la magia de la integración de las operaciones. Una falta de integración en la relación proveedor/ cliente puede generar problemas de visibilidad y seguimiento a lo largo de la cadena de suministro, lo cual dificulta la coordinación entre proveedores, operadores de transporte y clientes, impactando fuertemente en el nivel de servicios esperados.
A su vez, cuando los sistemas no están integrados, existe un mayor riesgo de errores humanos al transferir datos entre diferentes plataformas, lo que puede resultar en pérdida de información crucial, facturación incorrecta o envíos equivocados.
Si hablamos de dinero. La falta de integración puede dar lugar a costes adicionales debido a la duplicación de esfuerzos, falta de optimización en la planificación de rutas, mantenimiento ineficiente de la flota, y otros costes ocultos de ejecutar una pobre operación.
Ahora bien. Abordar este esquema de colaboración e integración no es fácil, dada la cantidad de actores que forman parte del ecosistema. Allí encontramos:
- Usuarios
- Clientes
- Proveedores
- Agencias de tecnología
- Gestoría
- Reguladores
- Banca
Y dentro de cada uno de ellos, la apertura de actividades claves para el desarrollo de
su función.
Algunas buenas prácticas que llevamos a cabo desde Transfeymar son:
1 – Mapeo de procesos: Creamos una representación visual que describe de manera detallada, paso a paso, las actividades, flujos de trabajo y la interacción entre diferentes partes involucradas en un proceso operativo. De esta forma facilitamos la comprensión, identificación de ineficiencias, optimización de nuestras actividades.
2 – Métricas Clave: Una vez que conocemos los procesos clave, les asignamos métricas de éxito. Estas medidas específicas permiten monitorear y mejorar aspectos vitales, como la productividad, calidad, tiempos de ciclo, costes, y precisión de nuestras actividades.
3 – Auditoría de Tecnología usada: Periódicamente medimos la carga de trabajo que tienen nuestros equipos humanos y nuestra infraestructura para conocer si estamos gestionando de forma eficiente el crecimiento. Frente a reiteradas fricciones o fallas de un proceso / métrica, empezamos una evaluación para ejecutar cambios.
4 – Planificación de cambios o mejoras periódicas: No cambiamos las cosas de un día para el otro, sino que velamos por la integridad de la operación y las personas involucradas. Planificamos a conciencia cuál es la mejor (nueva) forma de hacer las cosas, con que herramientas, bajo qué entorno, y sobre todo cómo aseguramos que el cambio se haga de forma eficiente y con el mínimo impacto para el ecosistema.
Estas son algunas de nuestras reglas de oro para brindar un excelente servicio a nuestros clientes y mantener una operación saludable que priorice la gestión humana y la satisfacción de nuestro equipo, por sobre la sobrecarga de procesos y la pobre
visibilidad.
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Nos leemos en la próxima